Платформа для управления цифровым контентом уже доступна в Merlion.
Компания «Ланит» представила новый бренд Lanit Document Management (LDM). На презентации, посвященной этому событию, эксперты рассказали о преимуществах и возможностях платформы LDM для управления цифровым контентом, а также обсудили текущие вызовы, тенденции и перспективы рынка ECM/CSP.
Технологическая оснащенность бизнеса остается драйвером конкуренции, особенно в последнее время, когда перестраиваются процессы, у предприятий появляются новые ниши и возможности. При организации управления контентом компании и предприятия вынуждены оценивать ряд внешних и внутренних факторов.
Импортозамещение без потери качества и производительности – ключевые критерии выбора решений и платформ, которые рассматриваются к внедрению в ближайшие годы, отметил на презентации директор департамента систем управления документами «Ланит» Михаил Данилов.
На фоне быстро меняющегося законодательства предлагаемые ИТ-инструменты должны соответствовать новым требованиям. Монолитные решения в сфере документооборота, популярные некоторое время назад, трудно развивать, обновлять, добиваться их гибкости. При этом документов в электронном виде становится все больше – по разным источникам, на 10-20% в год.
Развитие каналов обмена данными на территории России и пандемия привели к тому, что все больше сотрудников трудятся вне офиса. Информацию компании предпочитают хранить там, где это экономически целесообразно. Все эти факторы формируют новые требования к ИТ-системам соответствующей функциональности.
Геополитика и уход из России западных производителей оказывают противоположное влияние на рынок. На фоне замедления экономических процессов (инвестиционные бюджеты пересматриваются или замораживаются, внедрение новинок откладывается) предприятия оказались перед необходимостью максимально возможного импортозамещения, поэтому вынуждены искать замену зарубежным решениям и продуктам. Как известно, большое количество российских решений по управлению контентом разрабатывались на основе проприетарных технологий.
Объединение лучших практик
При создании платформы Lanit Document Management в компании «Ланит» исходили из потребностей потенциальных бизнес-пользователей. По словам экспертов, для бизнеса имеют значение скорость реакции и качество услуг, бесшовный юридически значимый ЭДО, удобные инструменты для повседневной работы.
Не менее важно обеспечить поэтапную замену импортных инструментов, предоставить возможность создания решений на базе отраслевого опыта. Применительно к системе по управлению контентом особенно актуально обеспечить доступ к файлам независимо от их типа, размера, места хранения.
В компании «Ланит» утверждают, что новая платформа отвечает перечисленным потребностям пользователей. По словам Михаила Данилова, «LDM объединила лучшие практики в области управления корпоративным контентом: преимущества российских СЭД и ECM мирового класса, возможности по масштабированию и новейшие технологические решения от CSP в рамках единой платформы с модульной архитектурой».
Платформа легко масштабируется вслед за потребностями бизнеса. Продукты на ее базе представляют собой готовые решения с удобным интерфейсом, обеспечивают сценарии применения, регламентированные нормативно-правовыми актами и внутренними отраслевыми процедурами. Все эти инструменты будут обновляться по мере изменения законодательства.
Модульная микросервисная архитектура лежит в основе поэтапного внедрения и замены функциональности используемых решений. При создании LDM был учтен опыт «Ланит» по внедрению западных технологий, разработке и продвижению российских СЭД. При этом продукты, включенные в платформу, компания обещает поддерживать и развивать уже в рамках LDM.
Прикладные решения
О том, что представляют собой готовые продукты и решения LDM для перехода на цифровой контент, рассказали менеджеры по развитию продуктов и решений на платформе компании «Ланит» Любовь Черкасова и Кирилл Кочубей.
Решение LDM.Express помогает быстро и просто организовать работу с документами, прежде всего в случаях, когда у компании нет сил, средств и ресурсов для применения заказного инструмента. LDM.Express автоматизирует классические процессы работы с входящими, исходящими, внутренними документами и договорами.
Разворачивается решение на серверах заказчика, настраиваются справочники и процессы под корпоративные нужды, «заводятся» сотрудники и обучаются пользователи. Таким образом, это полнофункциональная система электронного документооборота с возможностью расширения и самостоятельной настройки.
Цифровые отношения с сотрудниками можно выстроить на основе решения LDM.КЭДО (кадровый электронный документооборот). Инструмент позволяет избавиться от бумаги в кадровом делопроизводстве, а значит, и от дополнительных затрат на печать и обмен документами с сотрудниками, в том числе удаленными. В нем реализованы преднастроенные процессы согласования и подписания документов, связанных с отпусками, командировками, приемом на работу, ознакомлением с локальными нормативными актами, а также запроса справок.
Нелюбовь к совещаниям
Представляя еще один инструмент – LDM.Управление совещаниями, Любовь Черкасова заметила: «Сильнее, чем подписывать документы в отделе кадров, я не люблю только бессмысленные совещания». Многим знакома ситуация, когда, находясь на совещании, не понимаешь, зачем на него позвали тебя, а тот, кто нужен был, отсутствует.
Продукт «LDM.Управление совещаниями» позволит компаниям с коллективными органами управления, регулярными совещаниями организовывать собрания, отслеживать исполнение принятых решений так, чтобы это не становилось дополнительной сложной трудоемкой рутиной. Помогут в этом преднастроенные процессы согласования материалов к совещаниям, рассылки поручений, автоматизированное создание протокола.
Компания реализовала следующий сценарий применения технологии: запланировать совещание, пригласить ответственных, согласовать повестку, создать протокол по итогам проведенного собрания, а в следующий раз вернуться к прошлым поручениям. Сквозной контроль принятых решений позволит уменьшить количество непродуктивных совещаний.
Проверка контрагента
Важная часть работы с договором – управление контрагентами. Заключение контрактов с ненадежными, недобросовестными поставщиками приводит к финансовым затратам, судебным издержкам и другим неблагоприятным последствиям. Можно устраивать проверки вручную, по запросам, каждый раз накануне подписания соглашения. Но при большом объеме работы с бесконечными дедлайнами этот этап просто пропустить.
Тем, кто намерен исключить влияние человеческого фактора в таком процессе, подойдет решение «LDM.Управление контрагентами». В нем преднастроены автоматизированная проверка контрагента в «Контур.Фокус», маршруты согласования контрагентов. Пользователю остается настроить критерии и периодичность проверки контрагентов. Этого достаточно, чтобы без прохождения такой процедуры невозможно было заключить ни один договор.
Одной из «фишек» данного решения Михаил Данилов назвал ведение единого каталога, который применяется автоматически и так же автоматически выполняется перепроверка всех, кто в него занесен. В непростых экономических условиях можно предположить, что компания с хорошей репутацией вчера, послезавтра перестанет быть таковой. И если нет автоматизированной системы, которая за этим следит, то перепроверять благонадежного поставщика едва ли будут, даже в целях экономии времени.
Точка консолидации
Для компаний, их партнеров, работающих с несколькими операторами ЭДО, предназначен инструмент «LDM.ЮЗЭДО» как точка консолидации внешнего и внутреннего потоков документов. Использование решения позволит снизить операционные затраты на обработку документов. Сценарий применения предусматривает установку решения ИТ-специалистами заказчика или партнером, настройку корпоративных систем на работу с API шлюза. Одно из преимуществ для сотрудников – пользование привычными им интерфейсами корпоративных систем.
Решение «LDM.IDR» будет востребовано компаниями, которые не используют автоматизированные системы для оцифровки документов, их классификации и распознавания. Такие заказчики ищут решения, позволяющие автоматизировать подобные операции, поскольку выгодно доверить системе анализ неструктурированного контента. В «LDM.IDR» реализованы сервисы для преобразования изображений в машиночитаемый текст с сохранением форматирования.
Хранилище и контекст
Рациональное использование ресурсов для хранения корпоративного контента можно обеспечить с помощью «LDM.КХД» – простого и технологичного решения, которое позволит собрать контент из разных бизнес-систем и разместить документ оптимальным образом, при необходимости расшифровав, сделав дубликат. Предусмотрены опции выбора системы хранения (быстрой, медленной), маршрута перемещения в зависимости от жизненного цикла документа, контроля его удаления. Предлагаемый инструмент позволяет сократить расходы на СХД и бэкапы бизнес-систем.
Если решение «LDM.КХД» оптимизирует процедуру хранения, то за логическую связанность документов в хранилище отвечает продукт «LDM.КД». При каждом визите налоговой службы или аудитора компанию просят предоставить тематическую подборку документов (например, по тендеру, контракту, заказчику), которые генерируются в разных бизнес-системах.
«LDM.КД» – это своего рода клиентское досье, которое позволяет компактно хранить документы в определенном контексте, определить структуру тематической подборки. Применение данного решения существенно сокращает время поиска релевантной информации по тому или иному клиенту, договору и т. п., отметил Кирилл Кочубей. Реализованная в решении технология обеспечивает структурированное хранилище документов с учетом специфики взаимодействия с клиентами.
В ходе презентации эксперты рассказали также о реализованных кейсах на базе решений и технологий «Ланит» в одном из банков из топ-5, Банке Дом.РФ, компании Теле2, Федеральном казначействе.
Как показывает практика, большинство компаний используют технологии ЭДО прежде всего для повышения экономической и операционной эффективности своих подразделений. По данным исследования компании ДРТ, 95% опрошенных предприятий применяют технологии электронного юридически значимого документооборота. При этом 90% опрошенных организаций выделили повышение экономической и/или операционной эффективности как одну из причин применения ЭДО. Среди препятствий на пути к электронному документообороту специалисты отмечают высокую стоимость и трудоемкость процесса, наличие ряда технических ограничений.
